Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р6. 30-2003, ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и других нормативно- методических.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового. Новая страница 1. В статье А.
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ГОСТ Р 6.30-2003. 6. Если приложения сброшюрованы, то число листов не. Настоящая инструкция (далее – Инструкция) по делопроизводству в. Согласно требованиям ГОСТ Р6. 30-2003 также используются бланки.
Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:. раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;.
подраздел 6. 6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;. подраздел 6.
6. Порядок снятия и выдачи копий документов. 49. 7. Автоматизация документирования. Данная инструкция применяется во всех структурных подразделениях ФГБОУ ГОСТ Р 51141-98 « Делопроизводство и архивное дело. Инструкция по делопроизводству в государственном бюджетном учреждении Настоящая Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р6. 30-2003.
6. Порядок снятия и выдачи копий документов. 49. 7. Автоматизация документирования. Данная инструкция применяется во всех структурных подразделениях ФГБОУ ГОСТ Р 51141-98 « Делопроизводство и архивное дело.
9 «Работа с обращениями и запросами депутатов». В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых. К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов». В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:. 8.
Организация контроля исполнения. 8.
Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера. Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции. Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции.
Этот раздел имеет следующую структуру:. II.
Правила подготовки документов. 2.
Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации. 2.
Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации. 2. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти. 2. Бланки документов.
2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти. 2.
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. 2. Приказ, распоряжение.
2. Положение, правила, инструкция. 2.
Протокол. 2.
Служебные письма. Подразделы 2. 1–2. 4 подготовлены на основании инструкций по делопроизводству и правил оформления документов, действующих в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе, а также с учетом соответствующих положений названных выше типовых регламентов. Но по сравнению со старой новая Типовая инструкция не всегда точно передает требования по подготовке законопроектов, проектов указов и распоряжений Президента РФ, проектов нормативных правовых актов Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти.
Нужно отметить, что правила подготовки законодательных и иных нормативных правовых актов сами по себе достаточно сложны, и прежде всего с точки зрения изготовления документов (шрифты, интервалы, абзацные отступы, оформление текста, приложений и др. ); тем более досадно, что эти требования, изложенные в новой Типовой инструкции, нередко противоречат положениям нормативных актов, приведенных в сноске. Приведем такой пример. В новой Типовой инструкции (п.
2. 2) говорится «Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации, устанавливается, что «проект федерального конституционного или федерального закона… печатается на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman Cyr № 14». Такое же несоответствие отмечается и в разделе о правилах подготовки проектов актов Президента РФ (п. 2.
2). В новой Типовой инструкции говорится: «Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента РФ, устанавливается: «Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт». Аналогичные несоответствия отмечены и в подразделе 2. 3: согласно Новой типовой инструкции проект нормативного акта Правительства РФ печатается шрифтом № 14. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Российской Федерации устанавливает, что текст проекта акта Правительства печатается шрифтом № 13. Отметим, что в старой типовой инструкции ошибок подобного рода не было. Новая Инструкция и ГОСТ 6.
30-2003. В подразделах 2. 5 и 2. 6 новой Типовой инструкции есть целый ряд новых положений, конкретизирующих положения ГОСТ Р 6.
30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а в ряде случаев - отличных от положений ГОСТа, хотя в подразделе 2.
6 Инструкции провозглашается, что «при подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6. 30-2003…». ■ В пп. 2.
3 и 2.
4 подчеркивается, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются по заказам федеральных органов исполнительной власти полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету, для чего на гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Напоминаем, что в ГОСТ Р 6. 30-2003 отсутствуют какие-либо положения относительно способов изготовления бланков документов. ■ В соответствии с ГОСТ Р 6. 30-2003 в состав реквизитов бланка входят, в частности, следующие: код федерального органа исполнительной власти, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет и код формы документа. В подстрочном примечании к соответствующим пунктам новой Типовой инструкции отмечается, что перечисленные реквизиты указываются в бланках по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
■ Важное пояснение содержится в п. 2.
5 Типовой инструкции, в котором речь идет об обозначении на бланке документа наименования федерального органа исполнительной власти.
«Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся». Следовательно, если руководство федеральной службой или агентством осуществляют Президент РФ или Правительство РФ, на бланке указывается только наименование этой службы или агентства (полное и, если оно имеется, сокращенное); если же федеральная служба или федеральное агентство подведомственны федеральному министерству, на бланке указывается наименование соответствующего министерства, а ниже – наименование службы или агентства. ■ Пункт 2. 9 содержит положения о порядке датирования документов.
в частности, здесь дается такое указание: «Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года». Если учесть, что бланки документов изготовлены типографским способом, а сами документы готовятся на компьютере с последующей распечаткой документа на принтере, становится понятным, что совсем непросто напечатать месяц и год таким образом, чтобы они точно попали в место на бланке, отведенное для даты. Приведенное в п.
2. 9 правило действовало в то время, когда документы печатались на пишущей машине. С появлением компьютерной техники в практике делопроизводства давно пришли к тому, что дату документа проставляет специалист службы делопроизводства, регистрирующий документ после его подписания руководителем. При этом, конечно, служба ДОУ должна четко соблюдать правило: регистрировать документ в день его подписания. ■ Новая Типовая инструкция предусматривает только два формата написания даты в документах. цифровой – 14.
03. 2005 и словесно-цифровой – 14 марта 2005 г. ГОСТ Р 6. 30-2003, как известно, дает еще один формат написания даты: 2005. 03.
14. ■ Требует комментария и п. 2. 13 «Адресат». В целом все предусмотренные новой Типовой инструкцией варианты оформления реквизита «Адресат» при направлении документа в организацию соответствуют ГОСТ Р 6.
30-2003. Вопрос возникает в связи с оформлением этого реквизита при адресовании документа физическому лицу. Сравните два примера, приведенные в Типовой инструкции:.
- адресование документа руководителю организации:.